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Manual de políticas y procedimientos de datos personales

INTRODUCCIÓN

En el presente documento se enuncian las políticas de tratamiento de datos respondiendo a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

Toda la información recibida por CONSTRUCTORA MACARDY SAS a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos y que conforme nuestras bases de datos, obtenidas de clientes, proveedores, empleados o contratistas y demás titulares de información se rige por las siguientes políticas de uso.

Resulta importante precisar que en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012 se hace expresa mención al encargado y al responsable del tratamiento, señalándose que el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos; mientras que el encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

En este contexto el objeto de este documento consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de responsables de tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal (K) del artículo 17 de la ley referida y en el artículo 13 del decreto 1377 de 2013.

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.

En razón a lo anterior, CONSTRUCTORA MACARDY SAS expide la presente política de privacidad y tratamiento de datos personales que reposan en sus bases de datos, los cuales pertenecen a las personas naturales, titulares de la información que han autorizada a CONSTRUCTORA MACARDY SAS para manejarlos de conformidad con los lineamientos corporativos y la presente política.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN: Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje CONSTRUCTORA MACARDY SAS.

ARTÍCULO 3. BASE DE DATOS: Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja CONSTRUCTORA MACARDY SAS, las cuales se encuentran registradas en el registro nacional de base de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 4. OBJETO: Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CONSTRUCTORA MACARDY SAS.

ARTÍCULO 5. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS: CONSTRUCTORA MACARDY SAS., aplicara las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre los que tenga poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS: En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, constituyendo los parámetros generales que serán respetados por CONSTRUCTORA MACARDY SAS en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por CONSTRUCTORA MACARDY SAS debe ser informado al titular.

b) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, compresible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.

e) Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de CONSTRUCTORA MACARDY SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de CONSTRUCTORA MACARDY SAS, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el tratamiento.

ARTÍCULO 7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN: De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y corregir sus datos personales.

b) Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los datos personales.

c) Ser informado por CONSTRUCTORA MACARDY SAS del uso que se le han dado a los datos personales.

d) Presentar queja ante la superintendencia de industria y comercio en el caso en que haya una violación por parte de CONSTRUCTORA MACARDY, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y otras normas que la modifiquen, accionen o complementen de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 ley 1581 de 2012.

e) Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales.

f) Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de CONSTRUCTORA MACARDY SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: el titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales, administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

g) Tener acceso a los datos personales que CONSTRUCTORA MACARDY SAS haya recolectado y tratado.

ARTÍCULO 8. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, CONSTRUCTORA MACARDY SAS, se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al titular de la información, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asistan por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.

f) Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.

g) Informar a la superintendencia de industria y comercia cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

h) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

i) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

j) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.

k) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

l) Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

ARTÍCULO 9. AUTORIZACIÓN: CONSTRUCTORA MACARDY SAS. En su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTÍCULO 10. FINALIDAD DE LA AUTORIZACIÓN: El tratamiento de los datos personales de los titulares se llevará a cabo por parte de CONSTRUCTORA MACARDY SAS, con la siguiente finalidad:

a) Medir niveles de satisfacción.

b) Informar sobre ventas de terreno de uso residencial.

c) Comunicar eventos y/o lanzamientos de proyectos.

d) Realizar encuestas.

e) Enviar invitaciones a eventos.

f) Ofrecimiento de productos y servicios.

g) Cumplir con obligaciones legales y/o contractuales de las entidades autorizadas, debido al desarrollo de su actividad comercial.

h) Realizar el proceso de debida diligencia del cliente o proveedor, que consiste en el conjunto de procedimientos para la identificación y aceptación de clientes y proveedores.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 11. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIOS DE SUS DERECHOS: Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad.

La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios:

a) Correo electrónico: auxiliaradministrativa@constructoramacardy.com

b)
Correo físico a la dirección: calle 27ª No. 79-95 Barrio belén la palma, Medellín, Antioquia.

c) O contactarse al número telefónico: 509 47 59 en Medellín

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 12. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN: En el desarrollo del principio de seguridad establecido en la ley 1581 de 2012, CONSTRUCTORA MACARDY SAS adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El administrador de la base de datos (Representante legal) velará por la seguridad de las bases de datos y vigilará la debida aplicación de la política de privacidad.

ARTÍCULO 13. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD: CONSTRUCTORA MACARDY SAS mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo los siguientes aspectos:

a) Capacitación del personal que ingrese a la compañía acerca de la política de tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.

b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

c) Funciones y obligaciones del personal.

d) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 14. DESIGNACIÓN: CONSTRUCTORA MACARDY SAS el administrador de las bases de datos (Representante legal) es el encargado de cumplir con función de protección de datos personales. El administrador de las bases de datos dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley 1581 de 2012. Lo anterior, de ser necesario, se hará con el apoyo de la auxiliar administrativa.

ARTÍCULO 15. VIGENCIA: El presente manual de políticas rige a partir del 20 de noviembre de 2017.

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